Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Wir bearbeiten Personendaten nach Massgabe des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG), insbesondere der Grundsätze nach Art. 6 DSG (u. a. Verhältnismässigkeit, Zweckbindung und Löschung nicht mehr benötigter Daten). Soweit wir uns auf eine Einwilligung stützen, ist diese nur gültig, wenn sie freiwillig und informiert erteilt wird (Art. 6 Abs. 6 DSG). Ist für die Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten oder für Profiling mit hohem Risiko eine Einwilligung erforderlich, muss diese ausdrücklich erfolgen (Art. 6 Abs. 7 DSG).

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist:

Hedinger-Digital
Inhaber: Manuel Hedinger
Rosgartenstrasse 19
7205 Zizers
Schweiz
E-Mail: kontakt@hedinger-digital.ch
Telefon: +41 81 560 21 50
UID: CHE-459.222.930

3. Erhebung und Verarbeitung von Daten

Wir bearbeiten Personendaten, die Sie uns mitteilen (z. B. bei Kontaktaufnahme oder Registrierung), die bei der Nutzung von billr anfallen (z. B. technische Logdaten) oder die wir im Rahmen der Vertragserfüllung und des Betriebs der Anwendung benötigen.

Die Bearbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung, Betrieb und Sicherheit von billr
• Vertragserfüllung und Kundenkommunikation
• Bearbeitung von Anfragen
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• Bereitstellung optionaler Funktionen, z. B. Belegerkennung und Anbindung von KI-Assistenten
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Rechtsgrundlagen ergeben sich aus dem DSG; soweit eine Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese ein.

4. Dienstspezifische Bearbeitungen

4.1 Konto und Registrierung

Für die Nutzung von billr ist eine Registrierung erforderlich. Dabei bearbeiten wir insbesondere:

• Name bzw. Anzeigename
• E-Mail-Adresse
• Zugangs- und Authentifizierungsdaten (z. B. Passwort-Hash, Sitzungstoken)
• technische Metadaten zur Anmeldung (Zeitpunkt, Geräte-/Browserhinweise, soweit erfasst)

Die Authentifizierung erfolgt über unsere Session-basierte Anmeldelösung (better-auth). Die Daten dienen der Kontoverwaltung, der Zugangskontrolle und der Sicherheit des Dienstes. Ohne diese Daten kann ein Benutzerkonto nicht bereitgestellt werden.

4.2 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für allfällige Rückfragen. Die Daten werden gelöscht oder eingeschränkt, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.3 Zahlungsabwicklung

Für kostenpflichtige Leistungen erfolgt die Zahlungsabwicklung über Stripe. Dabei können insbesondere Rechnungs- und Zahlungsdaten, E-Mail-Adresse, Transaktionsinformationen sowie technische Daten zur Betrugsprävention an Stripe übermittelt werden.

Zahlungsdienstleister: Stripe Payments Europe Limited (Irland) bzw. verbundene Unternehmen von Stripe, Inc. (USA), soweit in die Abwicklung eingebunden.

Stripe handelt im Rahmen der Zahlungsabwicklung als Auftragsbearbeiter bzw. eigenständiger Verantwortlicher je nach Verarbeitungsschritt. Soweit Personendaten in die USA oder in andere Drittstaaten übermittelt werden, stützt sich die Bekanntgabe auf geeignete Garantien im Sinne von Art. 16 Abs. 2 DSG, insbesondere Standarddatenschutzklauseln (SCC). Weitere Informationen: https://stripe.com/privacy.

Organisationen können in billr zusätzlich ihr eigenes Stripe-Konto hinterlegen (der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert), z. B. für Zahlungslinks zu Rechnungen, für Abonnements ihrer Kunden oder um bezahlte Rechnungen aus weiteren Stripe-Konten in billr zu übernehmen. In diesem Fall tauscht billr Daten mit dem Stripe-Konto der jeweiligen Organisation aus, insbesondere Rechnungsnummer und Betrag, Name und E-Mail-Adresse von Kunden, Produkte und Preise sowie Zahlungs-, Rechnungs- und Abonnementsdaten. Stripe handelt dabei im Rahmen des Vertrags zwischen der Organisation und Stripe.

4.4 Hosting und Logfiles

Die Anwendungs- und Datenbankserver von billr werden auf eigener Infrastruktur betrieben. Serverstandorte liegen in der Schweiz und/oder der EU. Hochgeladene Dateien werden bei Amazon Web Services gespeichert (Ziffer 4.5). Beim Zugriff auf die Anwendung können technisch notwendige Server-Logfiles anfallen, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, User-Agent und Fehlermeldungen. Diese Daten dienen der Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse und werden nur so lange aufbewahrt, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

4.5 Dateispeicherung

Dateien, die in billr hochgeladen oder empfangen werden, speichern wir im Speicherdienst Amazon S3 in der Region Frankfurt (Deutschland). Dazu gehören insbesondere Belege, Logos, Verträge, Projektdokumente sowie archivierte E-Mails und Anhänge aus der Beleg-E-Mail-Adresse. Uploads und Downloads im Browser erfolgen über zeitlich befristete, signierte Links direkt zwischen Ihrem Browser und Amazon S3.

Anbieter: Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) bzw. Amazon Web Services, Inc. (USA). AWS bearbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsbearbeiter. Weitere Informationen: https://aws.amazon.com/privacy/.

4.6 E-Mail-Versand und -Empfang

Für den Versand von E-Mails setzen wir Resend ein. Dazu gehören insbesondere Anmelde- und Bestätigungscodes, Links zur Anmeldung im Kundenportal, Einladungen in Organisationen, Rechnungen, Offerten und Zahlungserinnerungen, die Nutzerinnen und Nutzer von billr an ihre Kunden senden, sowie Benachrichtigungen. Dabei werden insbesondere Empfänger- und Absenderadresse, Betreff, Inhalt und Anhänge (z. B. Rechnungs-PDF) sowie Zustellinformationen an Resend übermittelt.

E-Mails an die Beleg-E-Mail-Adresse einer Organisation werden ebenfalls über Resend empfangen, inklusive Absender, Betreff, Inhalt und Anhängen. billr übernimmt diese E-Mails anschliessend in die eigene Ablage (Ziffer 4.5) und in die Belegerkennung (Ziffer 4.7).

Anbieter: Resend, Inc. (USA). Resend bearbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsbearbeiter. Weitere Informationen: https://resend.com/legal/privacy-policy.

4.7 Belegerkennung (OCR)

Wenn Sie in billr einen Beleg (z. B. Quittung oder Rechnung als Bild oder PDF) hochladen oder an die Beleg-E-Mail-Adresse Ihrer Organisation senden, liest billr die Belegdaten automatisch aus. Dazu wird die Belegdatei über einen zeitlich befristeten, signierten Download-Link an Mistral AI übermittelt und dort per Texterkennung (OCR) ausgelesen. Der erkannte Text wird anschliessend erneut an Mistral AI übermittelt, um daraus die Belegfelder zu strukturieren (insbesondere Absender bzw. Lieferant, Datum, Betrag, Währung, Kategorie, Dokumentart, Rechnungsnummer und Adresse des Lieferanten).

Die erkannten Felder und der erkannte Text werden in billr gespeichert, damit Sie die Ausgabe prüfen und erfassen können. Belege können Personendaten enthalten (z. B. Namen oder Adressen auf einer Quittung). Die Bearbeitung dient der Bereitstellung der Ausgabenerfassung im Rahmen der Vertragserfüllung.

Anbieter: Mistral AI SAS (Frankreich). Mistral AI bearbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsbearbeiter. Weitere Informationen: https://mistral.ai/terms#privacy-policy.

4.8 Webanalyse

Auf der Website billr.ch setzen wir Umami ein, ein Webanalyse-Werkzeug, das wir selbst unter analytics.hedinger-digital.ch betreiben. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Umami setzt keine Cookies und erfasst insbesondere aufgerufene Seiten, Referrer, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgrösse, Sprache sowie das aus der IP-Adresse abgeleitete Land. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Die Auswertung dient der Verbesserung unserer Website und erfolgt in aggregierter Form. Sie können die Erfassung verhindern, indem Sie das Skript in Ihrem Browser blockieren (z. B. mit einem Inhaltsblocker).

5. KI-Assistenten (KI-Connector)

billr bietet einen optionalen KI-Connector (MCP-Server unter https://api.billr.ch/mcp), mit dem Sie einen KI-Assistenten wie Claude (Anthropic) oder ChatGPT (OpenAI) mit Ihrem billr-Konto verbinden können. Der Assistent kann dann in Ihrem Auftrag Daten Ihrer Organisation in billr abrufen und bearbeiten.

5.1 Aktivierung und Einwilligung

Der KI-Connector ist nur aktiv, wenn Sie ihn selbst einrichten. Die Verbindung erfolgt über OAuth: Sie melden sich bei billr an, wählen auf einem Zustimmungsbildschirm genau eine Organisation aus und erteilen dem Assistenten ausdrücklich Zugriff. Ohne diese Zustimmung erhält kein KI-Assistent Zugriff auf Ihre Daten.

5.2 Bearbeitete Daten

Für den Betrieb des KI-Connectors speichert billr:

• die Registrierung der KI-App (App-Name, Weiterleitungs-URLs, Client-ID und Client-Secret)
• Zugriffstoken (gültig 1 Stunde) und Aktualisierungstoken (gültig 30 Tage)
• Ihre Zustimmung (Einwilligungsdatensatz)
• einen Verbindungsdatensatz (KI-App, Benutzer, Organisation, Zeitpunkt der Verbindung und der letzten Nutzung)

billr erhält und speichert keine Inhalte Ihrer Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten. billr empfängt ausschliesslich strukturierte Werkzeugaufrufe des Assistenten (z. B. «Rechnungen auflisten») und liefert die jeweils angeforderten Daten zurück. Technisch notwendige Server-Logfiles können gemäss Ziffer 4.4 anfallen.

5.3 Verwendungszweck und Rechtsgrundlage

Die Daten werden ausschliesslich verwendet, um die von Ihnen gewünschte Integration bereitzustellen: Ihre Anfragen über den Assistenten zu beantworten und die von Ihnen veranlassten Aktionen auszuführen (z. B. Zeit erfassen, Offerten oder Rechnungen erstellen und versenden). Die Bearbeitung stützt sich auf die Vertragserfüllung sowie auf die von Ihnen auf dem Zustimmungsbildschirm erteilte Einwilligung. billr verwendet diese Daten nicht zum Training von KI-Modellen.

5.4 Weitergabe an den Anbieter des KI-Assistenten

Wenn Sie den Assistenten danach fragen, übermittelt billr Daten der verbundenen Organisation an den Anbieter des Assistenten. Dies können insbesondere sein: Kunden inkl. Kontaktpersonen und Kontaktdaten, Leads, Projekte, Zeiteinträge, Rechnungen, Offerten, Produkte, Lieferanten, Ausgaben und Geschäftskennzahlen sowie Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rolle und der Name der Organisation.

Der Anbieter wird von Ihnen selbst gewählt und beauftragt; er bearbeitet diese Daten als Teil Ihrer Unterhaltung als eigenständiger Verantwortlicher nach seinen eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen. Ob und wie lange er Daten speichert oder für eigene Zwecke verwendet, richtet sich nach diesen Bestimmungen und Ihren Einstellungen beim Anbieter:

• Anthropic (Claude): https://www.anthropic.com/legal/privacy
• OpenAI (ChatGPT): https://openai.com/policies/privacy-policy

Die Anbieter können Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten, insbesondere in den USA (siehe Ziffer 7).

Für Rechnungen und Offerten kann der Assistent PDF-Download-Links anfordern. Diese Links sind signiert, 15 Minuten gültig und werden von billr nicht gespeichert.

5.5 Aufbewahrung und Löschung

• Zugriffstoken verlieren nach 1 Stunde, Aktualisierungstoken nach 30 Tagen ihre Gültigkeit.
• Sie können die Verbindung jederzeit in billr unter Einstellungen → KI-Assistenten → Trennen aufheben. Dabei werden der Verbindungsdatensatz und alle zugehörigen Token sofort gelöscht; der Assistent hat danach keinen Zugriff mehr.
• Verlassen Sie die Organisation, wird der Zugriff des Assistenten sofort gesperrt. Bei Löschung der Organisation wird die Verbindung gelöscht, bei Löschung Ihres Kontos zusätzlich alle Token und Einwilligungsdatensätze.
• Daten, die bereits an den Anbieter des Assistenten übermittelt wurden, unterliegen dessen Aufbewahrungsregeln; billr hat darauf keinen Einfluss.

5.6 Kontakt

Fragen zum KI-Connector und zum Datenschutz richten Sie an die verantwortliche Stelle gemäss Ziffer 2: kontakt@hedinger-digital.ch.

6. Cookies und Einwilligung

billr kann Cookies und vergleichbare Technologien einsetzen. Einzelheiten zu Art, Zweck, Dauer und Anbietern finden Sie in der Cookie-Richtlinie.

Für gewöhnliche Analytics genügt in der Schweiz in der Regel Information und Opt-out. Eine ausdrückliche Einwilligung (Opt-in) holen wir ein, wenn besonders schützenswerte Personendaten bearbeitet werden oder Profiling mit hohem Risiko stattfindet (Art. 6 Abs. 7 DSG in Verbindung mit Art. 5 lit. f und lit. g DSG).

7. Bekanntgabe ins Ausland

Personendaten werden grundsätzlich in der Schweiz bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum bearbeitet, soweit der konkrete Dienst dies vorsieht.

Soweit eine Bekanntgabe in einen Staat ohne angemessenen Datenschutz erfolgt, stellen wir geeignete Garantien nach Art. 16 Abs. 2 DSG sicher, insbesondere Standarddatenschutzklauseln (SCC). Ausnahmen richten sich nach Art. 17 DSG.

Bei Stripe kann eine Übermittlung in die USA bzw. an verbundene Unternehmen ausserhalb der Schweiz/des EWR erfolgen; es werden SCC bzw. vergleichbare Garantien eingesetzt, soweit erforderlich.

Resend (E-Mail-Versand und -Empfang, Ziffer 4.6) bearbeitet Daten in den USA. Dateien bei Amazon Web Services (Ziffer 4.5) werden in der EU gespeichert; ein Zugriff durch verbundene Unternehmen in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Für diese Bekanntgaben stützen wir uns auf geeignete Garantien nach Art. 16 Abs. 2 DSG, insbesondere Standarddatenschutzklauseln (SCC), bzw. auf eine Zertifizierung des Anbieters unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework, soweit vorhanden.

Mistral AI (Belegerkennung, Ziffer 4.7) hat ihren Sitz in Frankreich und damit in einem Staat mit angemessenem Datenschutzniveau.

Wenn Sie einen KI-Assistenten verbinden (Ziffer 5), übermittelt billr Daten auf Ihre Veranlassung an den von Ihnen gewählten Anbieter (z. B. Anthropic oder OpenAI). Diese Anbieter können die Daten in den USA oder in anderen Staaten ohne angemessenen Datenschutz bearbeiten. Die Bekanntgabe erfolgt mit Ihrer Einwilligung und zur Erbringung der von Ihnen gewünschten Integration (Art. 17 Abs. 1 DSG).

8. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die bearbeiteten Personendaten (Art. 25 DSG; kostenlos und in der Regel innerhalb von 30 Tagen)
• Berichtigung unrichtiger Personendaten
• Datenherausgabe und Datenübertragung (Art. 28 DSG), soweit anwendbar; grundsätzlich kostenlos
• Löschung bzw. Einschränkung der Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen, soweit gesetzlich vorgesehen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: kontakt@hedinger-digital.ch.

Automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG finden im Rahmen von billr nicht statt.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Personendaten gemäss Art. 8 DSG (u. a. Zugangskontrollen, verschlüsselte Übertragung wo üblich, Aktualisierung von Systemen, Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip). Absolute Sicherheit kann nicht garantiert werden.

10. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies verlangen (z. B. buchhalterische Unterlagen). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Für den KI-Connector gelten zusätzlich die Regeln gemäss Ziffer 5.5.

11. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich das Angebot, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf billr.ch veröffentlichte Fassung mit dem nachstehenden Stand-Datum.